Entenda a importância dos documentos nato-digitais para a transparência no poder

OUVIR

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Pu­bli­ca­da em no­vem­bro de 2011 e efe­ti­va­da em maio de 2012, a Lei 12.527/2011, tam­bém co­nhe­ci­da co­mo Lei de Aces­so à In­for­ma­ção, já en­trou pa­ra a his­tó­ria re­cen­te do Bra­sil co­mo uma ten­ta­ti­va bem-fei­ta de com­ba­te à cor­rup­ção, va­lo­ri­za­ção da tran­spa­rên­cia e res­pei­to ao erá­rio. Ho­je, os ci­da­dã­os têm o di­rei­to de con­sul­ta­rem in­for­ma­ções im­por­tan­tes so­bre os ór­gã­os pú­bli­cos e po­dem mo­ni­to­rá-los e in­ves­ti­gá-los em qual­quer ope­ra­ção sus­pei­ta. Não à toa que es­tes seis anos co­in­ci­dem com o cres­ci­men­to de de­nún­cias de cor­rup­ção e má ges­tão nos prin­ci­pa­is mei­os de co­mu­ni­ca­ção.

A ques­tão é que to­dos fa­lam da tran­spa­rên­cia ex­ter­na, com os ci­da­dã­os ten­do mais aces­so às in­for­ma­ções di­gi­tais, mas a ver­da­de é que is­so é ape­nas a pon­ta do ice­berg no oce­a­no que en­vol­ve a ad­mi­nis­tra­ção pú­bli­ca. A boa ges­tão dos ór­gã­os pú­bli­cos co­me­ça den­tro de sua es­tru­tu­ra, com os pró­prios ser­vi­do­res. As me­lho­res prá­ti­cas pre­ci­sam ser es­ti­mu­la­das em to­dos os pro­ce­di­men­tos e de­vem en­vol­ver to­das as se­cre­ta­rias e de­par­ta­men­tos dis­po­ní­veis. É as­sim que se ga­ran­te li­su­ra em um ór­gão fe­de­ral, es­ta­du­al ou mu­ni­ci­pal.

Quem já pre­ci­sou li­dar com os ser­vi­ços de uma re­par­ti­ção pú­bli­ca cer­ta­men­te en­ca­rou, em al­gum mo­men­to, o trâ­mi­te de­mo­ra­do em di­ver­sas eta­pas, com a ne­ces­si­da­de de ca­rim­bos e pa­péis em ca­da uma de­las. A bu­ro­cra­cia trans­for­mou-se pra­ti­ca­men­te em si­nô­ni­mo de go­ver­no e um im­pe­di­ti­vo pa­ra a en­tra­da de tec­no­lo­gia na ges­tão po­lí­ti­ca.

Con­tu­do, a evo­lu­ção tec­no­ló­gi­ca das úl­ti­mas dé­ca­das co­me­ça a for­çar o po­der pú­bli­co a me­lho­rar seus pro­ces­sos e ado­tar so­lu­ções que oti­mi­zam a ad­mi­nis­tra­ção e tra­zem be­ne­fí­ci­os re­ais no aten­di­men­to à po­pu­la­ção. A trans­for­ma­ção di­gi­tal já é uma re­a­li­da­de e sua efi­cá­cia de­ve es­tar li­ga­da à uti­li­za­ção dos do­cu­men­tos na­to-di­gi­tais, so­bre­tu­do no as­pec­to da tran­spa­rên­cia.

O ter­mo diz res­pei­to aos da­dos e in­for­ma­ções que já nas­cem em meio di­gi­tal, ou se­ja, são pro­ve­ni­en­tes de softwa­res e não pre­ci­sam ser es­ca­ne­a­dos ou mi­cro­fil­ma­dos. Além dis­so, pos­su­em va­li­da­de ju­rí­di­ca em­bar­ca­da por não te­rem mu­dan­ça no con­tex­to ou na for­ma de­les exis­ti­rem. Atu­al­men­te, a re­par­ti­ção pú­bli­ca que de­se­ja en­trar na era da trans­for­ma­ção di­gi­tal aca­ba fa­zen­do uma có­pia vir­tu­al de do­cu­men­tos já exis­ten­tes. Não faz sen­ti­do apos­tar na di­gi­ta­li­za­ção e ter um gas­to do­bra­do, com im­pres­sões e, de­pois, a vir­tu­a­li­za­ção de­le.

A cen­tra­li­za­ção da ad­mi­nis­tra­ção pú­bli­ca em um re­cur­so tec­no­ló­gi­co con­se­gue en­vol­ver as du­as pon­tas ne­ces­sá­rias que ca­rac­te­ri­zam as me­lho­res ações go­ver­na­men­tais: o au­men­to na qua­li­da­de do ser­vi­ço pres­ta­do pe­los ser­vi­do­res e a ra­pi­dez no aten­di­men­to en­vol­ven­do os ci­da­dã­os e as em­pre­sas. Com pou­cos cli­ques, os trâ­mi­tes ca­mi­nham en­tre os se­to­res, sem­pre com no­ti­fi­ca­ções aos res­pon­sá­veis, en­quan­to que as pes­so­as po­dem ini­ci­ar es­se pro­ces­so de for­ma on­li­ne e tam­bém re­ce­ber avi­sos so­bre o an­da­men­to. To­dos sa­em ga­nhan­do e não há es­pa­ço pa­ra des­con­fi­an­ça e re­cla­ma­ções.

As­sim, os ges­to­res têm mais con­tro­le so­bre o an­da­men­to de ca­da do­cu­men­to, com van­ta­gens que in­clu­em a ca­pa­ci­da­de de as­so­ciar pes­so­as e en­ti­da­des em ca­da eta­pa, a con­fir­ma­ção de lei­tu­ra e en­tre­ga, no­ti­fi­ca­ção au­to­má­ti­ca, cus­to re­du­zi­do e se­gu­ran­ça na tra­mi­ta­ção. Já os ci­da­dã­os têm su­as so­li­ci­ta­ções aten­di­das de for­ma rá­pi­da e tran­spa­ren­te.

Os do­cu­men­tos pú­bli­cos de­vem aten­der uma sé­rie de re­qui­si­tos que abran­gem sua cri­a­ção, seu trâ­mi­te e sua fi­na­li­za­ção. Com os di­gi­tais, a pre­o­cu­pa­ção é ain­da mai­or: de­vem ser bem es­tru­tu­ra­dos e, ide­al­men­te, te­rem nu­me­ra­ções au­to­má­ti­cas e iden­ti­fi­ca­dor úni­co pa­ra ca­da pe­ça. Me­mo­ran­dos, ofí­ci­os, cir­cu­la­res, pro­to­co­los, avi­so de fé­rias e or­dens de ser­vi­ço são ape­nas al­guns exem­plos que po­dem ser na­to-di­gi­tais.

A ado­ção des­se ti­po de tec­no­lo­gia pre­pa­ra o po­der pú­bli­co pa­ra a trans­for­ma­ção di­gi­tal, mas en­ga­na-se quem pen­sa que o con­cei­to diz res­pei­to ape­nas às so­lu­ções tec­no­ló­gi­cas. O re­la­tó­rio The 2016 Sta­te of Di­gi­tal Trans­for­ma­ti­on, con­du­zi­da pe­la Al­ti­me­ter, mos­tra que o prin­ci­pal fa­tor pa­ra ado­ção da trans­for­ma­ção di­gi­tal é a evo­lu­ção do com­por­ta­men­to e das pre­fe­rên­cias dos con­su­mi­do­res – ou, no ca­so do po­der pú­bli­co, dos ci­da­dã­os.

A im­ple­men­ta­ção e ado­ção de do­cu­men­tos na­to-di­gi­tais exi­gem que o go­ver­no te­nha de­fi­ni­do to­dos os pro­ces­sos or­ga­ni­za­cio­nais – tan­to os in­ter­nos quan­to os ex­ter­nos. É pre­ci­so ma­pe­ar, por exem­plo, to­dos os co­la­bo­ra­do­res que te­rão aces­so aos do­cu­men­tos e on­de tais da­dos nas­cem, se de­sen­vol­vem e ter­mi­nam. Tam­bém é ne­ces­sá­rio in­te­grar as en­ti­da­des ex­ter­nas que fa­zem par­te des­ses pro­ces­sos.

Ho­je, com tec­no­lo­gi­as co­nec­ta­das e abun­dân­cia de da­dos por to­dos os la­dos, as pes­so­as con­se­guem re­sol­ver pro­ble­mas ra­pi­da­men­te e en­con­trar as me­lho­res in­for­ma­ções pa­ra agir cor­re­ta­men­te em de­ter­mi­na­das si­tu­a­ções. As­sim, elas es­pe­ram que seus re­pre­sen­tan­tes po­lí­ti­cos te­nham es­sa mes­ma ve­lo­ci­da­de e pre­o­cu­pa­ção com tran­spa­rên­cia no tra­to com o bem pú­bli­co.

(Jé­fer­son de Cas­ti­lhos e Jai­son Ni­e­hu­es, fun­da­do­res da 1Doc, pla­ta­for­ma web de co­mu­ni­ca­ção, aten­di­men­to e ges­tão do­cu­men­tal pa­ra ór­gã­os pú­bli­cos. – www.1doc.com.br)