O fim da era dos arquivos de papel

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A or­ga­ni­za­ção dos do­cu­men­tos é um as­sun­to cons­tan­te no mun­do dos ne­gó­ci­os. As em­pre­sas, se­jam elas pri­va­das ou pú­bli­cas, pre­ci­sam es­tar aten­tas quan­to ao ar­qui­va­men­to pa­ra que se­jam lo­ca­li­za­dos com fa­ci­li­da­de e agi­li­da­de. A pre­vi­são é que até 2021, 94% dos ar­qui­vos es­te­jam na nu­vem, um dos mo­ti­vos pa­ra es­sa trans­for­ma­ção são as cen­tra­is de da­dos com mai­or ní­vel de se­gu­ran­ça, pa­dro­ni­za­ção e au­to­ma­ção.

Se­gun­do um es­tu­do do IDC (pes­qui­sa em com­pu­ta­ção em nu­vem), as em­pre­sas ain­da es­tão di­vi­di­das en­tre o am­bi­en­te fí­si­co e o vir­tu­al, pas­san­do por um pro­ces­so de tran­si­ção. No en­tan­to, até o pró­xi­mo ano, 43% dos em­pre­sá­rios pre­ten­dem mi­grar seus do­cu­men­tos pa­ra a nu­vem.

O in­ves­ti­men­to em ges­tão na nu­vem traz vá­ri­as van­ta­gens en­tre elas es­tá a se­gu­ran­ça ina­ba­lá­vel, en­vi­os fa­ci­li­ta­dos, oti­mi­za­ção de es­pa­ço, fá­cil aces­so, co­la­bo­ra­ção si­mul­tâ­nea e dis­po­ni­bi­li­da­de de pla­ta­for­ma. Além de per­mi­tir que to­da al­te­ra­ção fei­ta nos ar­qui­vos pos­sa ser re­ver­ti­da. É pos­sí­vel tam­bém re­cu­pe­rar ar­qui­vos que te­nham si­do de­le­ta­dos por en­ga­no, por exem­plo.

Va­le lem­brar que uma fer­ra­men­ta de ges­tão de pro­ces­sos pre­ci­sa ser sim­ples e in­tui­ti­va o su­fi­ci­en­te pa­ra qual­quer fun­cio­ná­rio ou co­la­bo­ra­dor da em­pre­sa te­nha fa­ci­li­da­de em ma­nu­se­ar. Pa­ra as em­pre­sas, a im­ple­men­ta­ção da nu­vem é uma opor­tu­ni­da­de de eco­no­mi­zar, em ter­mos de ca­pi­tal e de des­pe­sas ope­ra­ci­o­nais, além de es­ti­mu­lar a re­cei­ta.

(Fredy Evan­ge­lis­ta é CEO e Fun­da­dor da Vi­a­nu­vem, uma das mai­o­res pla­ta­for­mas de ges­tão de pro­ces­sos no Bra­sil)